La Gestione dei Rapporti Infragruppo e le Basi Giuridiche nel Contesto del GDPR

Il GDPR, attraverso i considerando 37 e 48, riconosce l'esistenza dei Gruppi imprenditoriali e la necessità di trattare i Dati personali all'interno di questi gruppi per motivi amministrativi e societari. Il considerando 48, in particolare, permette l'uso del legittimo interesse come base giuridica per i flussi di dati infragruppo, a condizione che siano rispettati i diritti e le libertà fondamentali degli interessati: "I titolari del trattamento facenti parte di un gruppo imprenditoriale o di enti collegati a un organismo centrale possono avere un interesse legittimo a trasmettere dati personali all'interno del gruppo imprenditoriale a fini amministrativi interni, compreso il trattamento di dati personali dei clienti o dei dipendenti. Sono fatti salvi i principi generali per il trasferimento di dati personali, all'interno di un gruppo imprenditoriale, verso un'impresa situata in un paese terzo".

Basi Giuridiche per il Trattamento Infragruppo

1. Legittimo Interesse: Il legittimo interesse è una delle basi giuridiche più utilizzate per il trattamento dei Dati all'interno dei Gruppi societari. Questo interesse deve essere valutato attentamente attraverso un test di legittimo interesse (LIA), che bilancia gli interessi del Titolare del trattamento con i diritti degli Interessati. Ad esempio, il trasferimento di dati tra Società del Gruppo per finalità amministrative può essere giustificato se non prevalgono i diritti degli Interessati.
2. Contitolarità: Quando le Società del Gruppo determinano congiuntamente le finalità e i mezzi del trattamento, possono essere considerate Contitolari. Questo richiede un accordo chiaro che definisca le rispettive responsabilità. Un esempio comune è la gestione condivisa di un sistema di videosorveglianza in uno stabilimento utilizzato da più Società del Gruppo.
3. Responsabilità Incrociata: Nei gruppi societari, è frequente che una Società fornisca servizi ad altre Società del Gruppo, assumendo il ruolo di Responsabile del Trattamento. Questo scenario richiede contratti dettagliati che definiscano i ruoli e le responsabilità di ciascuna parte. Ad esempio, una società che gestisce le risorse umane per tutto il gruppo deve essere nominata responsabile del trattamento per conto delle altre società.

Mappatura dei Flussi di Dati

La mappatura dei flussi di dati è essenziale per garantire la conformità al GDPR. Ogni trattamento deve essere documentato nel registro dei trattamenti, specificando la singola entità legale responsabile. Questo processo aiuta a evitare confusioni e garantisce che ogni entità rispetti le proprie responsabilità. La mappatura deve includere:

• Identificazione delle entità legali: Ogni trattamento deve essere associato alla specifica entità legale che lo esegue.
• Descrizione dei flussi di dati: Dettagliare come i Dati personali vengono trasferiti tra le Società del Gruppo.
• Valutazione delle basi giuridiche: Assicurarsi che ogni trasferimento di Dati sia supportato da una base giuridica adeguata.

Gestione dei Diritti degli Interessati

La gestione dei diritti degli Interessati deve essere uniforme e trasparente all'interno del Gruppo. Gli interessati devono essere informati chiaramente su come i loro Dati vengono trattati e trasferiti tra le Società del Gruppo. Le informative privacy devono essere complete e includere dettagli sui trasferimenti infragruppo. È, pertanto, molto importante:

• Informare gli interessati: Fornire informazioni chiare e trasparenti sui trattamenti e sui trasferimenti di Dati.
• Gestire le richieste di accesso: Assicurarsi che le richieste di accesso ai Dati siano gestite in modo efficiente e uniforme.
• Garantire i diritti di rettifica e cancellazione: Facilitare l'esercizio dei diritti di rettifica e cancellazione dei Dati personali.

La gestione dei rapporti infragruppo richiede un'attenta pianificazione e una chiara definizione delle basi giuridiche per il trattamento dei dati personali. Per qualsiasi ulteriore informazione o per una consulenza personalizzata sulla gestione dei rapporti infragruppo e la conformità al GDPR, non esitate a contattarmi. Sono a vostra disposizione per supportarvi in ogni aspetto della protezione dei dati e della privacy aziendale.